Politique de confidentialité

La présente politique décrit comment KLI Software (« nous ») collecte, utilise et protège les données personnelles traitées dans le cadre du service SmartGRH, logiciel de gestion des ressources humaines et de la paie destiné aux entreprises de la République Centrafricaine.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est KLI Software, éditeur de SmartGRH. Pour toute question relative à vos données, contactez-nous à contact@klisoftware.com.

Important : lorsque vous utilisez SmartGRH pour gérer les données de vos employés, votre entreprise est responsable du traitement de ces données et KLI Software agit en qualité de sous-traitant, conformément à vos instructions.

2. Données collectées

Données de compte (utilisateurs administrateurs et RH)

• Identité : nom, prénom, adresse email professionnelle ;
• Données de connexion : mot de passe chiffré, jetons de session ;
• Informations sur l'entreprise : raison sociale, RCCM, adresse, téléphone.

Données des employés (saisies par l'entreprise cliente)

• État civil, coordonnées, numéro CNSS, pièce d'identité ;
• Données contractuelles : poste, type de contrat, dates, rémunération ;
• Données de paie : salaires, primes, retenues, bulletins ;
• Congés, absences et documents RH.

3. Finalités du traitement

• Fournir et exploiter les fonctionnalités de l'application (employés, paie, congés, documents, rapports) ;
• Gérer l'authentification et la sécurité des comptes ;
• Assurer le support technique et la facturation du service ;
• Améliorer le service et prévenir les fraudes ou abus.

4. Base légale

Les traitements reposent sur l'exécution du contrat de service, le respect d'obligations légales (notamment en matière sociale et de paie) et notre intérêt légitime à sécuriser et améliorer le service.

5. Hébergement et sous-traitants

Les données sont hébergées sur des serveurs fournis par Hostinger International Ltd. Les emails transactionnels (réinitialisation de mot de passe, invitations) sont acheminés via le service de messagerie associé au domaine klisoftware.com. Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant toute la durée d'utilisation du service. À la résiliation, elles sont conservées pendant une période raisonnable permettant leur export, puis supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales de conservation (documents de paie, comptables et sociaux).

7. Sécurité

• Chiffrement des connexions (HTTPS/TLS) ;
• Mots de passe stockés sous forme de condensats sécurisés (bcrypt) ;
• Isolation des données entre entreprises clientes (architecture multi-locataires) ;
• Sauvegardes régulières de la base de données ;
• Contrôle d'accès par rôles et journalisation des actions sensibles.

8. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité de vos données personnelles. Les employés dont les données sont traitées par une entreprise cliente doivent adresser leurs demandes à cette entreprise (responsable du traitement). Pour exercer vos droits relatifs à votre compte SmartGRH, écrivez à contact@klisoftware.com.

9. Cookies

L'application utilise uniquement des cookies et un stockage local strictement nécessaires à l'authentification et au fonctionnement du service. Aucun cookie publicitaire ou de pistage tiers n'est utilisé.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Toute modification importante sera signalée via l'application ou par email. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.